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maio.2008

Tarefa difícil: Otimize seu tempo!

Uma das maiores dificuldades da “vida digital”, é a otimização do tempo de trabalho.

E-mail, MSN, orkut, YouTube… Todos esses serviços são maravilhosos, trazem informações diversas a uma velocidade impressionante. O lado negativo é que viciam e podem tirar completamente nossa atenção na hora do trabalho.

Procurando informações sobre como otimizar o tempo de trabalho, encontrei um ótimo artigo no site www.outrolado.com.br. Veja abaixo:

Nossa sociedade é baseada em informação e estamos afundados em seus excessos, seja pela disponibilidade infinita da internet, pela variedade de canais de TV a cabo ou pela onipresença de música ou burburinho em todos os ambientes. Este cenário atrapalha nossa capacidade de focar, e traz as seguintes conseqüências:

1. Perda de produtividade – a falta de foco e o excesso de opções nos faz pular de um assunto ou detalhe a outro, distraindo-nos de nossas metas e propósitos.

2. Mente inquieta – este ruído constante de mídia acaba gerando um zumbido constante que obstrui a concentração e a paz interior.

3. Perda de Tempo – todo o tempo desperdiçado recebendo, deglutindo e repetindo informação inútil é descontado de nossa cota diária de trabalho, diversão, envolvimento e felicidade.

4. Desconexão – quanto mais somos expostos e envolvidos pelo excesso de informação, mais se enfraquece nosso elo interior com nossos valores, sentimentos e metas.

5. Stress e Ansiedade – o zumbido da informação inútil vicia, e cria a ilusão de que temos milhares de pequenas coisas a fazer, notícias para ler, tarefas a cumprir. Após meses nessa rotina, a impressão que se tem é a de que se está sempre ocupado, atrasado e devendo.

A boa notícia é que apesar da pressão cultural pelo excesso, é possível mensurar a quantidade real de informação que você precisa, e talhar suas rotinas de acordo. Pero, como hacer?

Reduza suas fontes ao necessário

Decida quanto tempo por dia você vai gastar navegando na internet, lendo jornais, notícias, ou vendo televisão. Selecione também que canais vai se permitir assistir, quais sites (ou quantos) vai visitar e que jornais vai ler. Disciplina é fundamental aqui, trace uma meta realista e cumpra.

Feche sua caixa de E-mail

Se sua profissão permite, mantenha sua conta de e-mails fechada, e estabeleça horários para conferir e responder mensagens. Sugestão: 8h, 10h, 14h, 16h, 17:40h.

Estabeleça metas para suas tarefas

Trabalhar com pequenos prazos diários ajuda a manter o foco. Se vai iniciar uma tarefa agora, projete qual o resultado final e o tempo necessário, e procure cumprir esta míni-meta.

Planeje

Se possível, tenha como primeira tarefa do dia relacionar quais são suas míni-metas diárias. Reserve horários para rotinas como conferência e resposta a e-mails, telefonemas, e pequenas distrações (ex: navegar neste blog por 5 minutos). Se estabelecer horários para informação não-essencial, ela não invadirá seu espaço de trabalho depois.

Evite ser multi-tarefa

Fazer várias coisas ao mesmo abre espaço para distração e informação inútil. Sempre que possível, conclua uma tarefa antes de iniciar outra. A sensação inicial é a de que se está sendo produtivo, e até um pouco obtuso (afinal, quem é o burro que faz só uma coisa por vez?), mas ao ver os resultados ao final do dia, você perceberá a diferença.

Faça uma redução gradual

Ser um viciado em informação inútil é como ter obesidade mórbida. Será improdutivo iniciar uma dieta revolucionária e só tomar suco de aipo por um mês. Em dois dias abre-se espaço para um chocolatinho, e em uma semana se está de volta à churrascaria e à picanha pingando gordura.

Faça uma dieta moderada de informação, diminua gradualmente os programas de TV, os blogs, os sites de fofoca, as curiosidades. Arrisco dizer que 98% da informação informal que nos chega é inútil, mas divertida. Então reduzir 10% do volume por semana é um ótimo trabalho. E a boa notícia é que não precisa chegar a zero.

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